Office 365 est la plateforme qui a le vent en poupe, et Microsoft n’y est pas pour rien. L’utilisation croissante de ce service a fait émerger une croyance : « Mes données sont protégées car elles sont hébergées ». Mais la réalité est différente. Sur de nombreux forums communautaires, on remarque qu’Office 365 peut subir des pertes de données. Voici donc quelques conseils pour s’en prémunir :

1. Assurez-vous que les téléphones connectés à la plateforme soient sécurisés

Il est probable que vos clients utilisent à la fois des appareils personnels et professionnels pour accéder aux e-mails, aux contacts, à l’agenda ou à toute autre donnée confidentielle. En effet, MarketsandMarkets a réalisé une enquête sur les tendances du BYOD en 2017 et note une hausse de 36% début 2017. Ce chiffre devrait même passer à 50% en 2018.

Dans ce cas, assurez-vous que les collaborateurs soient en mesure de mettre en œuvre et de suivre les politiques de sécurité de l’entreprise avec précaution. L’ajout d’outils permettant de protéger à distance les informations de l’entreprise contre les suppressions ou les attaques malveillantes est essentiel étant donné la fréquence à laquelle les pertes de données se produisent aujourd’hui.

2. Implémentez la double authentification pour les utilisateurs

Les attaques malveillantes sont de plus en plus sophistiquées. Un seul mot de passe, même si il est composé de lettres majuscules et minuscules, de signes de ponctuation et de chiffres, ne suffira pas à protéger les données stockées dans Office 365. Mieux vaut prévenir que guérir. Il est donc vivement recommandé d’activer la double authentification pour protéger votre compte.

3. Évitez le partage de calendrier anonyme

L’une des fonctionnalités très utilisée d’Office 365 est le partage de calendrier. Bien que cela puisse sembler une fonctionnalité sans rapport avec les violations ou les pertes de données, le partage public de données peut exposer des informations critiques ; ce qui rend une entreprise vulnérable aux attaques. Les hackers peuvent utiliser les horaires pour déterminer le fonctionnement de l’entreprise et identifier les utilisateurs les plus vulnérables.

4. Établissez des contrôles basés sur le rôle de chaque employé

L’accessibilité est l’un des principaux avantages d’Office 365. Assurez-vous toutefois de limiter l’accès aux données critiques. Déterminez avec précision quels utilisateurs doivent et ne doivent pas avoir accès aux fichiers et fonctionnalités spécifiques de l’entreprise. Communiquez avec chaque département et coordonnez-vous avec eux pour déterminer qui doit avoir accès à quoi afin de minimiser les fuites ou les pertes de données potentielles.

5. Automatisez les sauvegardes de système pour éviter une perte de données

Office 365 ne s’appuie malheureusement que sur les éléments supprimés pour la récupération de données. Si quelqu’un pirate les données, vide accidentellement la corbeille ou détruit les données de manière malveillante, toutes les données importantes disparaissent pour toujours. La mise en place de sauvegardes de données en ligne et de reprise après sinistre garantira à vos clients une archive de toutes les données, que vous pourrez récupérer en cas de besoin.

Office 365 s’est avéré être un outil essentiel, voir critique pour les entreprises d’aujourd’hui. Mais être responsable de la sécurité des données d’une entreprise signifie que vous devez être conscient des risques de sécurité encourus lors de l’utilisation. Pour vous assurer de protéger efficacement les données de vos clients contre la perte de données potentielle, une application de sauvegarde est indispensable.

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A très vite,

Simon TAILPIED
Responsable Produit CloudAlly