44 ans après le premier courriel envoyé, l’e-mail reste le moyen de communication le plus important au sein des entreprises, en dépit de l’utilisation croissante de la messagerie instantanée et des outils de collaboration sociale. Radicati Group, société internationale d’études de marché dans le secteur de l’IT, affirme qu’en 2015 112,5 milliards de courriels professionnels sont envoyés et reçus chaque jour dans le monde. D’ici 2019, le courrier électronique représentera 128,8 milliards d’emails envoyés et reçus par jour. Au vu de ces chiffres, il se pose naturellement la question de la gestion de ces volumes. Aussi les entreprises sont invitées à intégrer l’archivage d’email dans leur stratégie de développement.

La différence entre la sauvegarde et l’archivage

Il est fréquent d’entendre au sein des PME :

« Nous avons déjà une solution de sauvegarde de notre serveur de messagerie, voilà pourquoi nous ne disposons pas de solution d’archivage ».

Les entreprises qui agissent selon ce principe marchent sur des œufs. Contrairement à la sauvegarde, l’archivage permet de centraliser intégralement et inviolablement les emails pendant une période de temps indéfinie. La recherche d’information est alors accessible plus rapidement (ce qui est très utile en cas de litige).

Les sauvegardes quant à elles, représentent, à court ou moyen terme, des copies du serveur de messagerie sur des périphériques de stockage afin d’effectuer une restauration en cas de perte de données. Elles sont utilisées pour la reprise après sinistre. En cas de problème, l’ensemble des données sauvegardées sont copiées à partir du périphérique de stockage. Néanmoins les sauvegardes ne sont disponibles que temporairement. Les données les plus anciennes sont définitivement supprimées en raison des besoins croissants en espace de stockage. En conséquence, seules les dernières données sont stockées jusqu’à la prochaine sauvegarde. De plus l’effort requis pour les sauvegardes régulières et la restauration demandent du temps et peuvent ainsi représenter une forte baisse de productivité pour les entreprises.

L’objectif de l’archivage est de maximiser la récupération et la haute disponibilité des données, même sur une longue période de temps. Les entreprises traitent des factures, des devis, des demandes jour après jour au travers des e-mails. Il est donc conseillé de stocker ces e-mails dans leur intégralité, de manière authentique et inviolable. Ce faisant, les entreprises peuvent potentiellement être protégées contre certains risques juridiques. En outre, ce procédé peut améliorer les services liés à la clientèle car il peut fournir rapidement et efficacement des informations sur les échanges avec les clients.

Ce sont précisément les différences fondamentales entre la sauvegarde et l’archivage.

Les sauvegardes des données sur des périphériques de stockages externes ne garantissent pas la préservation de l’intégralité des données : les e-mails peuvent être supprimés avant que la tâche de sauvegarde ne soit effectuée par exemple… En revanche, une solution d’archivage professionnelle stocke une copie exacte de chaque e-mail, de façon centralisée. Cela assure ainsi une haute disponibilité peu importe la quantité de données et durant de nombreuses années. Il s’ajoute à cela une forte sécurisation des archives avec des technologies de cryptage (AES 256)  et de hachage (SHA-2). Par exemple, les utilisateurs peuvent via Microsoft Outlook accéder, rechercher, trouver et restaurer leurs archives en complète autonomie.

Conclusion :

Les sauvegardes ne peuvent pas remplacer l’archivage et l’archivage ne peut pas remplacer les sauvegardes traditionnelles, ce sont 2 procédés qui se trouvent être complémentaires.