Avec la sortie de MailStore 10, l’éditeur renforce sa volonté de proposer une solution d’archivage d’e-mails sécurisée et répondant aux exigences de conformité, et notamment en matière de valeur légale de l’e-mail.

MailStore d’un point du vu juridique et technique

Un e-mail peut être produit en justice dans le cas où la preuve est libre (droit pénal, droit commercial – BtoB-, droit social…). En droit civil (BtoC), l’e-mail peut être considéré comme preuve, ou commencement de preuve selon tous les cas.

En effet, la quasi-totalité des contentieux donne aujourd’hui lieu à l’exploitation de preuves constituées de documents informatiques et en particulier d’e-mails. La sécurité juridique d’une activité nécessite donc de s’encadrer de précautions permettant de préserver ces preuves afin de poursuivre, ou le cas échéant, se défendre en justice.

La Loi du 13 mars 2000 détermine la valeur d’une preuve sous forme électronique, c’est-à-dire dématérialisée : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifié la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

D’un point de vue technique, un e-mail n’apporte en général qu’une fiabilité très relative quant à l’identité de l’expéditeur et l’intégrité du message s’il n’est pas assorti d’un certificat de signature électronique. Cependant, il est accepté dans la quasi-totalité des situations comme moyen de preuve par les juges, sauf dans des circonstances très rares où une contestation très sérieuse survient sur cette fiabilité.

Conservation de l’e-mail dans la durée 

Se pose ensuite la question de la conservation de l’e-mail dans la durée. Il s’agit de répondre aux exigences des prescriptions légales en se donnant la possibilité de l’exploiter comme preuve 1 an, 5 ans ou 10 ans après son envoi ou sa réception.

C’est dans ce cadre que l’archivage sécurisé des e-mails permet de respecter un processus de conservation spécifique de ces derniers. C’est notamment grâce à ’une sécurisation des accès et à un chiffrement pour préserver la valeur probante de manière bien plus efficace qu’une simple sauvegarde ou archive ouverte.

Il faut noter que pour certains pays membres de l’Union Européenne, comme l’Allemagne par exemple, la législation oblige les entreprises tant dans le secteur public que privé, d’archiver leurs documents et notamment leurs e-mails.

Aussi, au-delà de la simple précaution dont il faut aujourd’hui prendre conscience, nous pouvons raisonnablement penser que dans les années à venir, une normalisation européenne verra le jour sur ce point, incitant les entreprises à archiver leurs e-mails.

Contribution : Maître LeChien, Avocat – Multimédia et Systèmes d’Informations – regis-lechien.fr