Une date à retenir : le 25 mai 2018. Dans un an, une nouvelle norme européenne entrera en vigueur, le RGPD (en anglais General Data Protection Regulation) –  Sa vocation ? Standardiser la réglementation relative à la protection des données pour les entreprises de l’Union Européenne.

Aujourd’hui encore, les états membres disposent de leurs propres textes de loi. Avec l’application du RGPD, la législation européenne sur la protection des données sera désormais uniformisée. L’accent sera mis sur la protection de la vie privée et des données personnelles.

L’un des objectifs principaux du RGPD est clairement annoncé : les entreprises de l’UE devront davantage tenir compte des droits des personnes physiques en ce qui concerne le stockage et le traitement des données personnelles.

MailStore Server et le RGPD

De façon générale, l’archivage des e-mails est un élément essentiel dans la gouvernance des données au sein d’une entreprise, permettant ainsi de facilité la gestion des données. Beaucoup d’entreprises négligent aujourd’hui l’utilisation d’une solution d’archivage d’e-mails et n’ont donc que peu de visibilité concernant les courriels. Face à cette nouvelle norme européenne, les entreprises se trouveront probablement confronter à deux questions majeures  :

• « Où les e-mails sont-ils stockés ? »
• « Existe-t-il des copies locales supplémentaires ? »

La mise en place d’une solution comme MailStore s’inscrit dans l’élaboration d’une stratégie de protection des données. En plus d’apporter une vitesse de recherche accrue, la solution dispose de diverses fonctions pour sécuriser les archives en termes d’affichage, de manipulation et de suppression non autorisée.

MailStore contribuera à respecter cette nouvelle réglementation :

• Un client ou un ancien employé pourra invoquer l’Art. 17, chapitre 1 du RGPD et exiger la suppression immédiate des courriels. Avec MailStore, ces messages seront trouvés très rapidement et pourront uniquement être supprimés par une personne autorisée. Ce processus sera enregistré afin que, en cas de violation des règles de conformité, il puisse être tracé en interne.

• Un autre scénario hypothétique concerne le droit à la portabilité des données, indiqué dans l’art. 20 du RGPD : « Toute personne a le droit de recevoir les données à caractère personnel qui la concerne, qu’elle a fourni à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine… ». MailStore apporte également une solution sur ce point : les courriels archivés peuvent être consultés et traités électroniquement, à tout moment.

Ces deux scénarios sont un exemple parmi d’autres où l’archivage des e-mails participe à la mise en conformité au prochain RGPD. Nous recommandons aux entreprises de prendre sérieusement en considération le sujet de la protection des données dans leur stratégie informatique. N’hésitez pas à obtenir des recommandations auprès de conseillers juridiques qualifiés.

Pour en savoir plus sur cette nouvelle réglementation, retrouvez nos prochaines formations sur Le RGPD et ses obligations.

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Si vous souhaitez approfondir cette thématique, vous pouvez m’envoyer un e-mail à l’adresse : mailstore@watsoft.com