Le mystérieux bouton Archiver

Avez-vous déjà utilisé le bouton « Archiver » dans Outlook ? Avez-vous déjà cliqué dessus par erreur alors que vous vouliez supprimer un email ? Avez-vous délibérément décidé de l’utiliser ? Certains le trouvent utile, mais il peut vous induire en erreur. En effet, nul besoin d’être un expert en archivage d’e-mails pour savoir que le bouton archiver est loin de répondre aux exigences d’un produit d’archivage professionnel lorsqu’il s’agit de traiter les e-mails.

À quoi sert le bouton « archiver » ? Essentiellement, il vous permet de déplacer un e-mail de votre boîte de réception vers un dossier d’archivage. Mais comme ce dossier se trouve également dans Outlook, tout ce que vous faites en réalité, c’est changer l’emplacement de stockage de vos e-mails. Ainsi, bien que Microsoft appelle cette option « archivage », elle ne répond pas aux critères d’une solution professionnelle d’archivage d’e-mails. Par définition, une archive est le lieu de stockage final de documents à la fin d’une chaîne d’utilisations antérieures. Elle doit être capable de conserver les documents de manière permanente, par exemple par le biais de mesures de protection spéciales.

2 | Les inconvénients de l’utilisation du bouton archiver d’Outlook

Si vous souhaitez archiver vos e-mails de manière professionnelle ou si vous êtes obligé de le faire pour des raisons juridiques, l’utilisation du bouton Archiver de Outlook comporte certains risques.

Le bouton Archiver n’est pas adapté pour :

• Se prémunir contre la perte de données, car il ne protège pas les e-mails contre la manipulation ou la suppression ;
• Réduire potentiellement le volume de données dans une boîte aux lettres, comme le dossier d’archivage est situé dans la boîte aux lettres Outlook ;
• Garantir que les données des e-mails restent disponibles en permanence, puisque les e-mails ne seront plus accessibles en cas de défaillance d’Outlook.

Le bouton Archiver ne convient que pour alléger visuellement une boîte de réception. Lorsque vous utilisez le bouton Archiver, vous déplacez les anciens e-mails hors de votre champ de vision vers un dossier d’archivage. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche d’Outlook pour retrouver d’anciens e-mails, y compris ceux que vous avez déplacés dans le dossier d’archivage.

3 | Les autres options d’archivage proposées par Microsoft

L’objectif premier de toute solution professionnelle d’archivage des e-mails est de garantir que les données des e-mails restent accessibles et donc disponibles en permanence au fil du temps. Pour ce faire, la solution d’archivage stocke des copies de tous les e-mails dans une archive centrale, garantissant ainsi la disponibilité et la sécurité des données pendant de nombreuses années.

Ainsi, bien que Microsoft fournisse diverses applications dans ses produits Outlook, Exchange Server et Microsoft 365 en lien avec l’archivage des e-mails, elles ne remplissent pas les objectifs d’une solution professionnelle d’archivage des e-mails.

• Archivage de fichiers PST / AutoArchive (Outlook) : Les utilisateurs peuvent déplacer des e-mails vers des fichiers PST et les stocker localement sur leur propre ordinateur ou dans le Cloud.
• Boîte aux lettres d’archivage sans archivage Exchange Online : La boîte aux lettres d’archivage est séparée avec son propre espace de stockage vers laquelle les emails peuvent être déplacés. Cette boîte aux lettres d’archivage doit être configurée par un administrateur.
• Boîte aux lettres d’archivage avec Exchange Online Archiving : Avec Exchange Online Archiving (EOA), les utilisateurs peuvent déplacer leurs emails vers une boîte aux lettres d’archivage distincte à laquelle les administrateurs peuvent appliquer leurs propres politiques d’archivage et de conservation.

À première vue, il peut sembler avantageux d’avoir les fonctions d’archivage des e-mails et le client de messagerie sur la même plateforme. Toutefois, les options d’archivage d’e-mails disponibles dans Microsoft ne répondent généralement pas aux exigences d’un archivage de mail professionnel.

Voici quelques-uns des principaux avantages d’une solution d’archivage d’e-mails indépendante :

• Indépendance vis-à-vis de Microsoft : Sans archive de messagerie externe, les utilisateurs ne pourront pas accéder à leurs e-mails en cas de défaillance du service Microsoft 365. L’utilisation d’une archive externe permet d’éviter le verrouillage du fournisseur et de garantir que les e-mails de l’entreprise restent accessibles même en cas de défaillance de M365.

• Libre-service pour l’utilisateur final : Vos clients disposent non seulement d’une fonction de recherche d’archives rapide et efficace, mais ils peuvent également restaurer les mails archivés rapidement et simplement sans devoir faire appel aux services d’un administrateur système.

• Protection contre la perte et la manipulation de données : Une fois archivés, les e-mails ne peuvent être ni supprimés ni modifiés par l’utilisateur. Seul un administrateur peut définir la durée de conservation des messages dans le système. La journalisation garantit un archivage sans faille.

• Conformité avec le RGPD : Lorsqu’elles sont utilisées de manière appropriée, les solutions certifiées d’archivage des e-mails garantissent que les e-mails sont traités conformément aux lois sur la confidentialité des données.

• Coût total de possession raisonnable (TCO) : Une solution indépendante d’archivage des emails offre un large éventail de fonctions à un prix raisonnable, ce qui en fait un service rentable pour vous et vos clients.