La croissance constante du trafic d’email est une réalité du monde professionnel depuis des années. Il est donc vraiment surprenant que tant d’entreprises négligent encore la protection de cette ressource d’information précieuse qu’est l’email. Pourtant, la sécurisation des informations sensibles contenues dans les emails peut se dérouler rapidement, simplement et à moindre coût grâce à un logiciel d’archivage des e-mails. En raison d’une méconnaissance du sujet, les entreprises accordent encore trop peu d’importance à l’archivage des e-mails alors que, dans de nombreux pays, elles sont obligées par la loi de conserver certains types d’e-mails. Dans cet article, nous souhaitons donc mettre en lumière sur les cinq idées fausses les plus répandues sur l’archivage d’emails et expliquer la valeur ajoutée qu’une solution professionnelle d’archivage d’emails peut générer pour vous et vos clients au-delà de la simple sauvegarde des données d’emails.
Idée reçue n° 1 : J’utilise déjà des sauvegardes – je n’ai pas besoin d’un logiciel d’archivage supplémentaire.
La réalité : Les sauvegardes stockent des copies des informations et des données du système à intervalles réguliers (par exemple, toutes les 24 heures), en ne sauvegardant les données que pour des périodes courtes ou moyennes. Les sauvegardes de données sont avant tout un moyen de reprise après sinistre qui vise à restaurer rapidement les systèmes et les fichiers importants après un sinistre. Cependant, toute donnée perdue entre deux points de stockage ne pourra pas être récupérée, et les données peuvent avoir été modifiées entre deux cycles de stockage.
Grâce à une solution professionnelle d’archivage des e-mails, des copies de tous les e-mails, y compris leurs pièces jointes, peuvent être stockées en toute sécurité pendant de nombreuses années, sous une forme conforme à l’original, facilement récupérable et disponible en permanence.
Il est impossible de perdre ou de manipuler les e-mails une fois qu’ils sont archivés (en cas d’archivage de journaux et de chiffrement dans les fichiers). Une solution d’archivage d’e-mail peut également aider une entreprise à se conformer aux exigences légales et réglementaires régissant la conservation des données pertinentes pour l’entreprise contenues dans les e-mails.
Idéalement, un système de sauvegarde devrait être utilisé en parallèle avec un logiciel d’archivage afin de bénéficier des avantages des deux solutions.
Idée reçue n°2 : Mon logiciel de messagerie actuel offre déjà des options suffisantes pour l’archivage des e-mails
La réalité : Les options d’archivage intégrées de la plupart des fournisseurs de services de messagerie ne peuvent généralement pas rivaliser avec la gamme de fonctions et de caractéristiques offertes par les logiciels professionnels d’archivage d’e-mails.
Par exemple, les options d’archivage intégrées prennent rarement en charge la création d’une archive infalsifiable ou permettent d’administrer une archive indépendamment de la plateforme de messagerie utilisée – deux exigences élémentaires d’une archive d’e-mails sécurisée.
Idée reçue n° 3 : l’archivage des e-mails est coûteux et ne fait qu’alourdir la charge de travail de mon équipe informatique.
La réalité : Le coût d’exploitation d’une solution professionnelle d’archivage des e-mails est généralement faible, car il est lié au nombre réel de licences d’utilisation requises. De plus, un archivage professionnel des e-mails offre toute une série d’avantages et la dépense initiale est rapidement amortie.
Par exemple, grâce à de puissantes options de « libre-service », une solution d’archivage des e-mails permet aux utilisateurs de rechercher eux-mêmes les e-mails dont ils ont besoin, sans devoir faire appel à l’aide d’un administrateur informatique. Les utilisateurs et les administrateurs gagnent ainsi un temps précieux qu’ils peuvent utiliser à bon escient.
Idée reçue n° 4 : l’archivage des e-mails n’est nécessaire que dans les secteurs d’activité fortement réglementés.
La réalité : Dans de nombreux pays, les entreprises sont tenues par la loi de conserver les données critiques – y compris les e-mails et leurs pièces jointes – conformément à des exigences précises. Dans les secteurs réglementés tels que la finance, la santé ou l’éducation, les exigences peuvent être particulièrement strictes, ce qui rend une solution d’archivage des e-mails essentielle.
Même si vos clients ne sont pas soumis à des règles d’archivage légales, une solution d’archivage est toujours importante, car l’archivage professionnel offre des avantages qui vont bien au-delà de la conformité.
Les e-mails contiennent de grandes quantités d’informations critiques pour l’entreprise qui doivent être protégées, même si ce n’est pas une obligation légale stricte. Outre la correspondance commerciale, les e-mails peuvent contenir des devis, des contrats, des factures et des données de vente – et même des données d’entreprise classifiées telles que des informations sur les flux de travail internes ou des données financières. Comme ces informations peuvent encore être pertinentes pour une entreprise des années après l’événement, elles doivent être archivées de manière systématique.
L’archivage des e-mails vers un système d’archivage peut également alléger la charge du serveur d’e-mails, tout en réduisant la charge de travail du personnel informatique si les utilisateurs sont en mesure d’accéder eux-mêmes aux archives des e-mails.
Idée reçue n° 5 : l’archivage des e-mails n’est pas compatible avec la confidentialité des données.
La réalité : Étant donné qu’un archivage professionnel des e-mails conserve en toute sécurité des copies conformes de tous les e-mails pendant de nombreuses années, il peut apporter un soutien essentiel aux équipes de recherche internes lors de la recherche d’anciens contenus d’e-mails, d’audits de conformité, d’audits commerciaux et fiscaux, et même produire des preuves à utiliser dans le cadre d’une procédure pénale.
Cela dit, depuis quelque temps, l’accent est mis sur la protection des données personnelles dans le monde numérique (confidentialité des données). Au plus tard, depuis l’entrée en vigueur du RGPD dans l’UE, la confidentialité des données fait l’objet d’une attention croissante dans les pays hors de l’Europe.
En règle générale, les lois sur la protection de la vie privée interdisent le stockage à long terme des données personnelles – souvent présentes dans les e-mails – à moins que ces données ne soient utilisées dans un but spécifique et déclaré à l’avance.
Cependant, l’archivage et la confidentialité des données sont certainement compatibles. Une solution professionnelle d’archivage des e-mails peut utiliser des politiques de conservation et des règles de suppression prédéfinies pour supprimer les e-mails des boîtes aux lettres et des archives lorsque la période de conservation légale maximale est atteinte. Ainsi, les avantages d’un archivage des e-mails peuvent être exploités sans craindre d’enfreindre la législation applicable en matière de confidentialité des données.
En résumé – L’archivage des e-mails est indispensable.
Les fausses idées des entreprises sur l’archivage des e-mails signifient que le sujet ne reçoit pas l’attention qu’il mérite. Pourtant, l’archivage des e-mails joue un rôle crucial lorsqu’il s’agit de stocker des informations et des documents pertinents pour l’entreprise et de se conformer aux lois sur la confidentialité des données. En fin de compte, l’e-mail est et restera le canal de communication numéro 1, en particulier dans le monde entier. Particulièrement dans le monde des affaires.
MailStore, une solution d’archivage d’e-mails fiable et rentable pour vous et vos clients
MailStore est un éditeur de logiciels allemand, filiale d’OpenText qui fournit des solutions d’archivage d’emails modernes et performantes pour les entreprises.
Leurs produits aident les entreprises à améliorer la gestion de leur e-mail et à répondre aux exigences de conformité en leur permettant de stocker, de gérer et d’accéder à leurs données d’e-mail de manière sécurisée et efficace.
MailStore propose des solutions d’archivage d’e-mails basées sur des licences (off-cloud) et, avec vous, basées sur le cloud (SaaS), ce qui donne aux clients la flexibilité de choisir l’option de déploiement qui répond le mieux à leurs besoins.
Avec plus de 90 000 clients – de très petites entreprises comptant seulement 5 utilisateurs aux grandes entreprises – cette société est réputée pour sa facilité d’utilisation et sa fiabilité, ce qui en fait une option attrayante pour les entreprises de toutes tailles.
Les solutions d’archivage d’e-mails de MailStore sont conçues pour offrir un haut niveau de sécurité aux données des clients et pour répondre aux exigences des secteurs soumis à des réglementations strictes en matière de conservation des e-mails et de protection des données, tels que les secteurs de la finance, de la santé et juridique.
Pour en savoir plus sur MailStore Server, rendez-vous sur notre page dédiée. Si vous avez des questions supplémentaires, vous pouvez nous contacter au 05 56 15 01 01 ou sur ventes@watsoft.com.
Source : Traduction de l’article MailStore « https://www.mailstore.com/en/blog/misconceptions-email-archiving/ »
0 commentaires