L’archivage des e-mails : de quoi parle-t-on ?

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Auteur : Chloé

14 février 2020

L’e-mail est l’un des moyens de communication les plus utilisés au monde. Mais alors que nous sommes confrontés à un volume des e-mails en constante augmentation, les informations envoyées sont généralement simplement stockées dans les messageries des utilisateurs. De plus, les entreprises du monde entier sont confrontées à un nombre croissant d’exigences de conformité. De nombreux gérant de PME se demandent comment relever ces défis à l’aide de l’archivage des e-mails. Mais que signifie réellement le terme « archivage des e-mails » ? Et quels sont les avantages qu’il offre ?

Le défi de la gestion de l’e-mail

En 2019, 293 milliards d’e-mails ont été envoyés et reçus chaque jour dans le monde. Il n’est donc pas surprenant que cette forme de communication soit désormais la plus appréciée. Le bon fonctionnement de l’échange de données par e-mail est devenu indispensable pour de nombreuses entreprises. Chaque utilisateur, comme un employé d’une entreprise, est responsable du contenu et du traitement des données. Par conséquent, l’archivage peut aider à traiter et à classer systématiquement les e-mails et ceux-ci peuvent être stockés à long terme. L’archivage sert principalement à documenter et à prévenir la perte de données. Ce faisant, les e-mails sont stockés de manière sécurisée et leur contenu reste inchangé. Ils peuvent être restaurés si nécessaire, afin de ne pas perdre des contenus importants. Un principe important à noter est que l’objectif premier de l’archivage est de permettre la récupération et la mise à disposition des données sur le long-terme. L’archivage doit être alors une composante importante d’une stratégie de sécurité informatique.

Lire aussi : Comment archiver et crypter ses e-mails ?

L’évolution de l’archivage

Pendant que vous lisez cet article, les messageries de vos clients se remplissent en permanence et rapidement. Cela n’a pas toujours été le cas. Au fil du temps, le volume d’e-mails augmente et l’archivage évolue. Initialement, archiver ses e-mails consistait à faire confiance aux utilisateurs. Les entreprises comptaient sur leurs employés pour gérer leurs propres archives individuelles dans leur messagerie. 

Plus tard, lorsque les services informatiques ont commencé à introduire le concept de sauvegarde, ils ont commencé à sauvegarder les e-mails ou même des serveurs de messagerie entiers. Cependant, la recherche d’e-mails n’était pas courante, surtout pour les utilisateurs finaux. Si vous deviez restaurer un e-mail particulier, il fallait souvent des semaines pour le trouver. Le personnel informatique devait restaurer des sauvegardes entières, un processus fastidieux. Aujourd’hui, les utilisateurs finaux sont capables de rechercher un seul e-mail en quelques secondes et de le restaurer eux-mêmes.

Les différents types d’archive

L’archivage des e-mails est déjà mis en place ? Dans ce cas, vous devez passer à l’étape suivante et vous renseigner sur la bonne stratégie à mettre en place. À cet égard, les administrateurs informatiques de l’entreprise doivent se concentrer sur l’infrastructure de messagerie interne. Cela signifie qu’ils doivent choisir entre l’archivage côté serveur ou côté client. Voici en quoi ils consistent.

Côté serveur

L’archivage côté serveur est un archivage centralisé et automatisé qui fonctionne indépendamment de l’utilisateur final. Ce type d’archivage est le plus populaire et permet d’archiver des serveurs de messagerie telles qu’Exchange, Microsoft 365 et Gmail.

 

Côté client

L’archivage côté client doit être mis en place par l’utilisateur lui-même. Par conséquent, l’utilisateur est responsable du processus d’archivage. L’archivage côté client est souvent utilisé en liaison avec une messagerie POP3. Ici, le client de messagerie local (par exemple, Microsoft Outlook) est utilisé et la structure de dossiers correspondante est adoptée. En général, cet archivage est la meilleure stratégie pour une entreprise afin de contrôler tous les e-mails pertinents, minimiser le travail du département informatique et respecter les réglementations.

 

Sur site ou dans le Cloud

Après avoir choisi le bon type d’archivage en fonction de votre infrastructure de messagerie et de vos besoins, vous pouvez choisir entre une solution sur site ou une solution en mode Cloud. Dans le cas d’une solution sur site, le logiciel est acheté et fonctionne de manière autonome. Cette option est envisageable si l’entreprise dispose de son propre service informatique avec ses propres serveurs de messagerie sur site. Elle est possible également si l’entreprise dispose de son serveur de messagerie dans le Cloud et souhaite conserver les archives localement. En mode Cloud, la responsabilité de la maintenance et de l’exploitation incombe au fournisseur qui détient toutes les données. Si vous optez pour l’archivage en mode Cloud uniquement, vous devez choisir le niveau maximum de disponibilité et de sécurité.

 

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6 raisons d’utiliser l’archivage 

1) Respect de la réglementation

Les e-mails peuvent être stockés dans leur intégralité de manière authentique, inviolable et accessible pendant de nombreuses années grâce à l’archivage. En outre, l’archivage des e-mails peut également faciliter certains scénarios d’eDiscovery et permet d’utiliser plus facilement les e-mails comme preuves dans les procédures judiciaires.

De plus, l’archivage des e-mails contribue à respecter les nouvelles réglementation du RGPD et s’inscrit dans l’élaboration d’une stratégie de protection des données. Nous recommandons d’ailleurs aux entreprises de prendre sérieusement en considération le sujet de la protection des données dans leur stratégie informatique.

2) Protection contre la perte de données

Les données essentielles à l’entreprise sont perdues lorsque les utilisateurs suppriment des e-mails importants par accident voire même volontairement. Avec l’archivage, chaque e-mail reste disponible et consultable dans une archive.
Et si une catastrophe se produit ? Imaginez que le serveur de messagerie soit hors service ou que le fournisseur de services de messagerie soit indisponible. Avec un archivage qui fonctionne correctement, tous les e-mails professionnels à portée de main et disponibles sans solliciter le personnel informatique.

 

3) Suppression des quotas de messagerie

Nous sommes tous passés par là : votre Outlook vous annonce que sa boîte est pleine et que vous ne pouvez pas recevoir de nouveaux e-mails. Ce n’est pas seulement désagréable. La suppression des e-mails et des pièces jointes un à un prend également beaucoup de temps. Les quotas de messagerie et ce genre de situations appartiennent au passé avec l’archivage.

 

4) Indépendance

Lorsqu’un serveur de messagerie est hors service ou que des données sont perdues, chaque utilisateur de l’entreprise peut toujours accéder à ses e-mails via l’archive de messagerie. Les entreprises restent ainsi indépendantes du serveur de messagerie ou de leur fournisseur, ce qui facilite l’exercice de leurs activités commerciales sans interruption.

5) Efficacité et productivité accrues

Le volume de données sur le serveur de messagerie est toujours maintenu à un faible niveau grâce à l’archivage. Cela signifie que les temps de sauvegarde et de récupération sont également plus rapides. Il en résulte une amélioration des performances et des sauvegardes allégées. Chaque utilisateur peut restaurer ses e-mails de manière indépendante en un seul clic. Ainsi, les services informatiques n’ont plus à passer par le long processus de restauration manuelle des e-mails perdus. Mieux encore, une solution d’archivage appropriée permet aux utilisateurs de rechercher rapidement dans tous les e-mails archivés, ce qui les rend plus productifs.

 

6) Solution à long terme pour les fichiers PST

Les fichiers PST corrompus sont tout aussi redoutables que les messagerie saturées. Dans cette situation, un employé du service informatique ne peut aider à restaurer les fichiers que si les fichiers PST ont été sauvegardés. Par conséquent, ces formats de fichiers mettent à rude épreuve le service informatique en raison de leur propension à l’erreur. Grâce à l’archivage, les fichiers PST peuvent être archivés de manière centralisée au sein de l’entreprise sans avoir à modifier les autorisations d’accès.

MailStore : la référence en matière d’archivage 

Les PME peuvent bénéficier de tous les avantages d’un archivage moderne et sécurisé de l’e-mail grâce à MailStore Server. En outre, le logiciel offre une recherche en texte intégral particulièrement rapide par e-mail, ce qui permet à l’utilisateur de récupérer ses e-mails dans l’archive via le complément Outlook ou le Web Access.

Vos clients peuvent également conserver leur structure de dossiers habituelle et exploiter leurs archives de la manière la plus intuitive possible. Un archivage qui assure la sécurité et la disponibilité des e-mails tout en étant en conformité avec les réglementations sur la traçabilité des communications et de l’eDiscovery. 

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Source : Traduction de l’article rédigé par MailStoreWhat is E-mail Archiving ?

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