Lorsque vos clients professionnels du droit conçoivent des politiques de conservation des e-mails, ils doivent être conscients des facteurs imposés par les politiques et les règlements de l’UE en matière de confidentialité des données. Dans certaines circonstances, les personnes sur lesquelles vos clients détiennent des données personnelles ont le droit d’en demander l’effacement. Ils sont alors tenus de s’y conformer.

Une solution d’archivage d’e-mails telle que MailStore Server peut aider à se conformer au RGPD. Ses principes comprennent la garantie de l’intégrité et de la confidentialité, la responsabilité, la limitation de la finalité et la minimisation des données. Par exemple, en assurant la suppression automatique une fois que la finalité initiale de l’e-mail est atteinte.

En fin de compte, le rôle du RGPD est d’établir des droits pour les résidents de l’UE afin de décider comment leurs données personnelles sont collectées et conservées. Il permet de s’assurer qu’elles sont utilisées légitimement et en toute sécurité dans le but pour lequel elles ont été collectées.

Alors que certaines entreprises respectent pleinement cette loi, nombreux sont vos clients qui ne disposent pas des mécanismes nécessaires pour archiver et garantir une vérification inviolable des e-mails passant par leurs systèmes informatiques. Ces organisations peuvent se voir infliger de lourdes amendes en cas de non-conformité au RGPD.

Il est donc évident que tous les cabinets d’avocats doivent surveiller de près la manière dont ils gèrent et archivent les moyens de communication électroniques, tant pour eux-mêmes que pour leurs clients, afin de s’assurer qu’ils respectent toutes les dernières réglementations en matière de protection des données.

Les exigences en matière de conservation des e-mails peuvent varier selon le secteur d’activité, le pays et probablement même l’entreprise. C’est pourquoi il est généralement important pour vos clients avocats et responsables de la conformité de s’assurer que les e-mails sont stockés dans des archives conformément aux exigences légales et commerciales applicables. Aussi, il est important qu’ils soient protégés contre la suppression ou l’accès non autorisé (que ce soit par des acteurs malveillants, des erreurs d’employés ou d’autres causes).

Vos clients avocats doivent tenir compte des règles qui se chevauchent avec les politiques de conservation des données de secteurs spécifiques. Par exemple, il peut y avoir des obligations réglementaires de conservation qui diffèrent pour les soins de santé, la finance, les assurances et les investissements ou les entreprises pharmaceutiques.

En outre, les cabinets d’avocats eux-mêmes peuvent être tenus de conserver les dossiers de leurs clients et de leurs affaires pendant un certain temps, conformément aux règles du barreau ou à d’autres réglementations.

Vous devez proposer ces solutions à vos clients pour respecter les périodes de conservation appropriées en fonction des directives du pays et du secteur, tout en restant conformes et en évitant les conflits avec les réglementations en matière de confidentialité et de sécurité des données. Ce n’est qu’à cette condition que vous pourrez surveiller le flux d’informations, garantir la disponibilité des données critiques et adopter une stratégie de gestion des informations fiable et évolutive dans le temps.