Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entré en vigueur dans l’UE il y a quelques années, a pour objectif de normaliser et de simplifier les processus pour tous. Néanmoins, il est également source de nouveaux challenges pour la compréhension de ces normes et la manière la plus efficace de s’y conformer. Le RGPD représente donc un enjeu majeur pour les entreprises. Dans cet article, nous verrons comment, en tant que prestataire informatique, accompagner vos clients dans leur mise en conformité grâce à 4 fonctionnalités de la solution MailStore Server.

Quelques points sur la sécurité des données

Concernant la protection des données, voici quelques points abordés par le RGPD :

• Élaboration de mesures de sécurité techniques et organisationnelles telles que le chiffrement des données ;
• Exigences en terme de vérification lors de l’utilisation de systèmes informatiques pour stocker et traiter des données personnelles ;
• Documents attestant du consentement lors du traitement des données personnelles ;
• Hautes exigences en matière de conception du consentement et lors du traitement des données personnelles ;
• Droits des personnes concernant les données personnelles (c-à-d droit à l’oubli) ;
• Partage des données entre régions géographiques.

Tous les aspects des opérations commerciales sont ainsi affectés par ces éléments.

Principale condition de conformité au RGPD

L’une des conditions préalables majeures à la conformité avec le RGPD est de maintenir l’ordre et la transparence lors du traitement des données personnelles. Cela inclut tout : de la collecte des données au stockage, de l’accès et du traitement à la suppression / effacement des données. L’archivage des e-mails s’avère être un élément crucial de n’importe quelle politique de gouvernance des données. En effet, l’archivage professionnel des e-mails facilite considérablement la gestion des données dans une entreprise. Sans utiliser une solution professionnelle d’archivage d’e-mails, de nombreuses entreprises ont ainsi peu de contrôle sur où et comment les e-mails sont utilisés et consultés. Il est souvent difficile de savoir où est stocké un e-mail, si des copies locales supplémentaires existent et si les enregistrements des e-mails sont complets.

Comment MailStore participe à la mise en conformité de vos clients ?

Il est du devoir d’une entreprise dans sa globalité de se conformer aux dispositions organisationnelles, techniques et administratives du RGPD. À cet égard, MailStore permet de garantir l’intégralité des archives d’e-mails de vos clients. La solution présente des fonctionnalités qui les aide pour la conformité de leurs données et par conséquent pour la conformité au RGPD. Voici comment MailStore peut vous aider à aborder efficacement les normes du RGPD avec vos clients :

Fonction de recherche complète, efficace et rapide

Les fonctions intégrées dans MailStore Server permettent de rechercher et d’extraire des données de tous les e-mails et de toutes les pièces jointes. Cela signifie que vos clients peuvent fournir efficacement les informations demandées à des tiers ainsi qu’une preuve d’horodatage de l’historique d’accès à la messagerie.

Périodes de rétention

Les données personnelles spécifiques et les documents associés doivent être stockés de manière vérifiable et protégés contre la suppression et la manipulation conformément aux délais légaux locaux, fédéraux ou sectoriels.

Néanmoins le droit à l’oubli s’oppose à cela. Conformément à ces deux exigences, MailStore Server fournit à la fois des fonctionnalités de gestion de suppression et de stockage des e-mails. Avec MailStore Server, vous pouvez donc être en mesure d’effacer les données archivées de manière vérifiable, conformément au RGPD, et prouver qu’elles ont été effectuées.

Bonnes pratiques de sécurité

Les méthodes de chiffrement utilisées par MailStore Server protègent les données archivées. Les options fournies par la fonction d’autorisation permettent de réduire au minimum le nombre de personnes autorisées à consulter les données, conformément au RGPD. Une signature cryptographique pouvant être ajoutée aux e-mails exportés garantit que les e-mails exportés restent protégés contre la falsification, même en dehors des archives.

Journal d’audit automatisé

MailStore Server dispose également d’un journal d’audit qui fournit un journal homogène et détaillé des activités du système d’archivage. Remarque : Pour se conformer au RGPD, il peut exister d’autres mesures de sécurité techniques et organisationnelles que vous, ou vos clients, devez effectuer dans une organisation de flux de travail spécifique, en plus de l’utilisation et de la configuration correspondantes de MailStore Server.

Si vous êtes intéressé par la solution MailStore Server, demandez une version d’essai gratuite de 30 jours. Vous avez des questions concernant l’archivage des e-mails de MailStore Server ou le RGPD ? Contactez-nous au 05.56.15.01.01 ou sur ventes@watsoft.com.