Sauvegarde et archivage des e-mails : quelles différences ?

Le courriel plus communément nommé « e-mail » est le moyen de communication le plus important au sein d’une organisation. En 2018, on estime que 281 milliards d’e-mails seront envoyés et reçus chaque jour dans le monde. Au vu de ces chiffres, les entreprises doivent faire face au défi quotidien de la protection de leur messagerie tout en prenant en compte les réglementations relatives à la conformité des e-mails. Sauvegarde, archivage des e-mails, quels procédés utiliser pour protéger efficacement ses données ?

Quelles sont les différences ?

Bien qu’il puisse y avoir des similitudes entre l’archivage et la sauvegarde de l’e-mail, les deux solutions poursuivent des objectifs différents. L’objectif premier de toute solution d’archivage est de garantir que les données des e-mails restent disponibles et récupérables au fil du temps. Pour les entreprises, cet objectif est particulièrement important dans le cas des e-mails impliqués dans la préparation, la réalisation, l’exécution ou l’annulation d’une transaction commerciale (par exemple, les factures, les devis, les demandes d’assistance ou les demandes de rendez-vous).

En revanche, l’objectif d’une sauvegarde est de stocker des données à court et moyen terme, en fournissant un instantané régulier des données en question. Ce concept permet de faire des copies d’ensembles de données entiers de manière à ce qu’ils peut être échangé contre un stockage externe ou un environnement cloud et restauré à une date ultérieure.

Ainsi, une sauvegarde sert uniquement à la reprise après sinistre, permettant à des ensembles de données temporaires et sauvegardées être recopiés à partir d’un stockage externe en cas de perte de données.

Pourquoi privilégier l’archivage des e-mails ?

Éliminer les quotas de messageries

Une solution d’archivage des e-mails permet de supprimer automatiquement les e-mails qui ont été archivés avec succès du serveur de messagerie, libérant ainsi de l’espace de stockage sur le serveur. Une solution de sauvegarde crée généralement des copies temporaires des données du serveur d’e-mails sur un support de stockage externe ou dans le cloud. Dans ce contexte, et selon le concept de sauvegarde utilisé, « temporaire » signifie que les données contenues dans la sauvegarde sont écrasées ou supprimées complètement selon un calendrier fixe si le fichier de sauvegarde n’est plus nécessaire. La création de ces copies ne supprime pas la nécessité de quotas de messagerie. Les « messageries pleines » et la nécessité de « troquer » des e-mails (par exemple vers des fichiers PST externes) restent une nuisance pour les utilisateurs et les administrateurs informatiques.

Éliminer les fichiers PST

Les fichiers PST sont principalement utilisés pour transférer des e-mails d’un utilisateur ou pour créer des copies locales sur le PC de l’utilisateur. Le contenu de la messagerie est copié manuellement ou automatiquement dans un fichier PST, puis transféré sur un support de stockage externe. Ceci permet de supprimer le contenu de la messagerie de l’utilisateur si nécessaire. De nombreuses entreprises tentent de se débarrasser complètement des fichiers PST, car ils comportent souvent des risques. Ils sont considérés comme étant sujets à des erreurs et inefficaces, et prennent souvent beaucoup d’espace de stockage. Les fichiers PST sont facilement endommagés ou perdus, en particulier parce qu’ils sont souvent stockés sur les PC et les sites des utilisateurs les plus divers. Cela rend la sauvegarde des fichiers plus difficile et entraîne souvent la perte de données.

sauvegarde et archivage

De plus, les fichiers PST ne peuvent pas être consultés à l’aide d’une fonction de recherche en texte intégral et ne sont pas non plus inviolables. À cet égard, l’archivage offre des avantages, notamment pour les administrateurs informatiques, et peut également contribuer à répondre aux besoins des entreprises.

Les e-mails sont archivés dans un système centralisé conçu pour une conservation à long terme, tout en tenant compte des exigences réglementaires nécessaires. Cela permet de contrôler l’ensemble du processus d’archivage. Comme les e-mails archivés peuvent être automatiquement supprimés du serveur de messagerie, les fichiers PST deviennent redondants, ce qui constitue une solution potentielle pour contourner les quotas. Le contenu des fichiers PST existants peut également être archivé de manière centralisée, ce qui permet aux utilisateurs finaux de les parcourir facilement. Il est également possible de sauvegarder les fichiers PST indépendamment de tout processus d’archivage utilisé.

Réduire les besoins de stockage grâce à la dé-duplication et à la compression

Un autre avantage de l’archivage par rapport aux fichiers PST est la possibilité de dé-dupliquer et de compresser les e-mails archivés. Ceci signifie que les archives utilisent moins d’espace de stockage. S’il est vrai qu’une solution de sauvegarde peut également compresser et, selon le fournisseur, dé-dupliquer une solution d’archivage présente l’avantage supplémentaire de décharger le serveur de messagerie, puisque ce dernier n’a plus à conserver les e-mails déjà archivés.

Réduire la charge de travail des serveurs de messagerie et simplifier les processus de sauvegarde et de restauration

En appliquant des « règles » pour supprimer les e-mails du serveur après un archivage réussi, le volume de données sur le serveur peut être réduit. Cela peut accélérer considérablement les sauvegardes ultérieures et les routines de restauration sur le serveur de messagerie, et ainsi réduire considérablement le temps d’arrêt de ce système. En plus d’alléger de manière générale la charge de données sur le serveur de messagerie, l’archivage peut également améliorer les performances du processus de sauvegarde.

Fournir une conservation complète, inviolable et à long terme des e-mails

L’objectif principal de toute solution d’archivage est de conserver les données sous une forme complète et inviolable tout en assurant une disponibilité à long terme. L’exhaustivité est généralement obtenue en archivant les e-mails directement à l’arrivée ou au départ de l’e-mail. Une solution de sauvegarde se contente d’enregistrer le serveur de messagerie dans son état actuel.

Cela augmente la probabilité que les utilisateurs suppriment et perdent des données avant que la sauvegarde ne soit créé.Les solutions professionnelles d’archivage permettent de conserver les données de manière « inviolable » grâce au chiffrement, en limitant les actions des utilisateurs au minimum nécessaire et en maintenant l’audit.

sauvegarde et archivage

Certaines solutions de sauvegarde sont désormais également commercialisées avec le principe de l’inviolabilité des données, bien que son contenu exact varie d’un prestataire à l’autre. Une solution d’archivage diffère d’une solution de sauvegarde à une autre. Elle conserve souvent les données dans l’archive pour plusieurs années, alors qu’une solution de sauvegarde ne stocke normalement les données qu’à court et moyen terme. La sauvegarde, par conséquent, est uniquement destinée à la reprise après sinistre, ce qui permet de sauvegarder temporairement les données et les restaurer à partir d’un stockage externe en cas de perte de données.

Aide à satisfaire les exigences de conformité

Selon la solution mise en place, l’archivage complet, inviolable et à long terme des données des e-mails permet de répondre aux exigences de conformité. En effet, les e-mails peuvent eux aussi être soumis à des exigences de conformité variables selon le pays et le secteur d’activité concernés. L’intégrité des données est un critère essentiel : avec l’archivage de journal, les e-mails sont archivés au moment où ils sont reçus ou envoyés. Une sauvegarde, en revanche, suit généralement un certain calendrier et comporte le risque de falsification ou de perte de données dans l’intervalle. Les options de RGPD et les politiques de conservation sont soutenues par la plupart des solutions d’archivage et par un certain nombre de solutions de sauvegarde, bien que les options de configuration ne sont souvent pas aussi complètes.

Assistance aux scénarios d’eDiscovery
e-mails

Le « eDiscovery » est le processus par lequel les informations stockées électroniquement sont localisées, obtenues, examinées et échangées. Les solutions d’archivage et de sauvegarde des e-mails peuvent être utiles dans les scénarios d’eDiscovery car elles offrent une fonction de recherche, de récupération partielle et d’exportation.

Toutefois, il est important de garder à l’esprit que les fonctions d’une solution de sauvegarde ne sont pas aussi complètes que celles d’une solution d’archivage. Si les fichiers PST contiennent des e-mails (voir Éliminer les fichiers PST) qui sont à leur tour stockés dans des sauvegardes, les scénarios d‘eDiscovery pourraient s’avérer laborieux et longs.

Indexation en texte intégral des e-mails pour une recherche rapide

Certaines solutions professionnelles d’archivage d’e-mails enregistrent le contenu et les métadonnées des e-mails archivés et de leurs pièces jointes dans un index en texte intégral. Sous réserve que les privilèges nécessaires aient été accordés, cela permet aux utilisateurs finaux de rechercher rapidement et efficacement certains e-mails dans le système en direct. Il existe également des solutions d’archivage qui offrent cette fonction par intégration dans des applications Office, telles que Microsoft Outlook. Bien qu’il puisse être possible de parcourir ces éléments séparément avec un certain nombre de solutions de sauvegarde, cette fonction est généralement réservée à l’administrateur informatique et limitée à certains contenus et métadonnées.

Utilisateurs finaux : Restaurer les e-mails perdus rapidement et facilement

Pour les utilisateurs finaux, les solutions d’archivage offrent également des avantages par rapport aux solutions de sauvegarde en matière de restauration. Les utilisateurs finaux sont en mesure de rechercher certains e-mails à l’aide de la fonction de recherche avant de les récupérer de manière indépendante. Aucune capacité informatique supplémentaire n’est nécessaire pour les restaurer. C’est-à-dire que l’administrateur informatique n’a pas besoin de rechercher manuellement les sauvegardes de certains e-mails et de les restaurer pour l’utilisateur. En revanche, une solution de sauvegarde ne donne normalement pas aux utilisateurs finaux un accès direct aux données.

En résumé 

Les sauvegardes ne peuvent pas remplacer l’archivage des e-mails et l’archivage des e-mails ne peut pas remplacer les tâches de sauvegardes traditionnelles. Les systèmes de sauvegarde servent à restaurer les données et les systèmes d’archivage à les récupérer. Il est ainsi essentiel de retenir que les sauvegardes sont importantes car les archives doivent elles-mêmes être sauvegardées. Un seul conseil : combiner les deux procédés dans votre stratégie afin d’assurer une protection de vos données la plus sûre possible.

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Source : Traduction de l’article rédigé par MailStore, Email Archiving vs. Email Backups

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