Sauvegarde et archivage des e-mails : quelles différences ?

L’e-mail est le moyen de communication le plus utilisé au sein d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Alors qu’elles sont confrontées à une constante augmentation du volume des e-mails, les entreprises doivent faire face au défi quotidien de la protection de leur messagerie tout en prenant en compte les réglementations relatives à la conformité des e-mails. Sauvegarde, archivage des e-mails… Quelle est la pratique la plus efficace pour protéger efficacement ses données ?

Sauvegarde VS archivage

Bien qu’il puisse y avoir des similitudes entre l’archivage et la sauvegarde des e-mails, les 2 solutions poursuivent des objectifs différents. L’objectif premier de toute solution d’archivage est de garantir que les données des e-mails restent disponibles et récupérables au fil du temps. Pour les entreprises, cet objectif est particulièrement important dans le cas des e-mails impliqués dans la préparation, la réalisation, l’exécution ou l’annulation d’une transaction commerciale (factures, devis, demandes d’assistance ou demandes de rendez-vous).

En revanche, la sauvegarde stocke des données à court et moyen terme, en fournissant un instantané régulier des données. Cela permet de faire des copies d’ensembles de données entiers afin qu’ils puissent être échangés contre un stockage externe ou un environnement cloud et restauré à une date ultérieure.

Ainsi, une sauvegarde sert uniquement à la reprise après sinistre, permettant à des ensembles de données temporaires et sauvegardées d’être recopiés à partir d’un stockage externe en cas de perte de données.

9 raisons de privilégier l’archivage des e-mails

1. Éliminer les quotas de messageries

Une solution d’archivage des e-mails permet de supprimer automatiquement les e-mails qui ont été archivés avec succès du serveur de messagerie, libérant ainsi de l’espace de stockage sur le serveur. Une solution de sauvegarde crée généralement des copies temporaires des données du serveur d’e-mails sur un support de stockage externe ou dans le cloud. La création de ces copies ne supprime pas la nécessité de quotas de messagerie. Les « messageries pleines » et la nécessité de « troquer » des e-mails (par exemple vers des fichiers PST externes) restent une nuisance pour les utilisateurs et les administrateurs informatiques.

2. Éliminer les fichiers PST

De nombreuses entreprises tentent de se débarrasser complètement des fichiers PST car ils sont facilement endommagés ou perdus, en particulier parce qu’ils sont souvent stockés sur les PC et les sites des utilisateurs les plus divers. Cela rend la sauvegarde des fichiers plus difficile et entraîne souvent la perte de données. En utilisant une solution d’archivage, les e-mails sont archivés dans un système centralisé conçu pour une conservation à long terme et peuvent être consultés facilement, tout en tenant compte des exigences réglementaires. Comme les e-mails archivés peuvent être automatiquement supprimés du serveur de messagerie, les fichiers PST deviennent redondants, ce qui constitue une solution potentielle pour contourner les quotas.

3. Réduire les besoins de stockage grâce à la déduplication et à la compression

Un autre avantage de l’archivage par rapport aux fichiers PST est la possibilité de dédupliquer et de compresser les e-mails archivés.

sauvegarde et archivage

Ceci signifie que les archives utilisent moins d’espace de stockage. Si une solution de sauvegarde peut également compresser, une solution d’archivage présente l’avantage supplémentaire de décharger le serveur de messagerie, puisque ce dernier n’a plus à conserver les e-mails déjà archivés.

4. Réduire la charge de travail des serveurs de messagerie et simplifier la sauvegarde et restauration

En appliquant des « règles » pour supprimer les e-mails du serveur après un archivage réussi, le volume de données sur le serveur peut être réduit. Cela peut accélérer considérablement les sauvegardes ultérieures et les routines de restauration sur le serveur de messagerie, et ainsi réduire considérablement le temps d’arrêt de ce système.

5. Fournir une conservation complète et inviolable des e-mails

L’objectif principal de toute solution d’archivage est de conserver les données sous une forme complète et inviolable tout en assurant une disponibilité à long terme. L’exhaustivité est généralement obtenue en archivant les e-mails directement à l’arrivée ou au départ de l’e-mail. Une solution de sauvegarde se contente d’enregistrer le serveur de messagerie dans son état actuel. Cela augmente la probabilité que les utilisateurs suppriment et perdent des données avant que la sauvegarde ne soit créé. Les solutions professionnelles d’archivage permettent de conserver les données de manière « inviolable » grâce au chiffrement, en limitant les actions des utilisateurs au minimum nécessaire et en maintenant l’audit.

6. Aide à satisfaire les exigences de conformité

Selon la solution mise en place, l’archivage complet, inviolable et à long terme des données des e-mails permet de répondre aux exigences de conformité. L’intégrité des données est un critère essentiel : avec l’archivage, les e-mails sont archivés au moment où ils sont reçus ou envoyés.

sauvegarde et archivage

Une sauvegarde, en revanche, suit généralement un certain calendrier et comporte le risque de falsification ou de perte de données dans l’intervalle. Les options de RGPD et les politiques de conservation sont soutenues par la plupart des solutions d’archivage et par un certain nombre de solutions de sauvegarde, bien que les options de configuration ne sont souvent pas aussi complètes.

7. Assistance aux scénarios d’eDiscovery

Le « eDiscovery » est le processus par lequel les informations stockées électroniquement sont localisées, obtenues, examinées et échangées. Les solutions d’archivage et de sauvegarde des e-mails peuvent être utiles dans les scénarios d’eDiscovery car elles offrent une fonction de recherche, de récupération partielle et d’exportation. Toutefois, il est important de garder à l’esprit que les fonctions d’une solution de sauvegarde ne sont pas aussi complètes que celles d’une solution d’archivage. Si les fichiers PST contiennent des e-mails qui sont à leur tour stockés dans des sauvegardes, les scénarios d‘eDiscovery pourraient s’avérer laborieux et longs.

8. Indexation en texte intégral des e-mails pour une recherche rapide

Certaines solutions professionnelles d’archivage d’e-mails enregistrent le contenu et les métadonnées des e-mails archivés et de leurs pièces jointes dans un index en texte intégral. Cela permet aux utilisateurs finaux de rechercher rapidement et efficacement certains e-mails dans le système en direct. D’autres offrent cette fonction par intégration dans des applications Microsoft 365, telles que Microsoft Outlook. Bien qu’il puisse être possible de parcourir ces éléments séparément avec des solutions de sauvegarde, cette fonction est généralement réservée à l’administrateur informatique et limitée à certains contenus et métadonnées.

9. Utilisateurs finaux : Restaurer rapidement et facilement les e-mails perdus

Pour les utilisateurs finaux, les solutions d’archivage offrent également des avantages par rapport aux solutions de sauvegarde en matière de restauration. Les utilisateurs finaux sont en mesure de rechercher certains e-mails à l’aide de la fonction de recherche avant de les récupérer de manière indépendante. Aucune capacité informatique supplémentaire n’est nécessaire pour les restaurer. En revanche, une solution de sauvegarde ne donne normalement pas aux utilisateurs finaux un accès direct aux données.

Choisir la bonne solution d’archivage

Les sauvegardes ne peuvent pas remplacer l’archivage des e-mails et l’archivage des e-mails ne peut pas remplacer les tâches de sauvegardes traditionnelles. Un seul conseil : combiner les deux procédés afin d’assurer une protection des données la plus sûre possible.

MailStore Server possède tous les avantages d’un archivage e-mails moderne et sécurisé. Le logiciel crée une copie 1.1 de tous les e-mails dans une archive centralisée afin d’assurer la sécurité et la disponibilité de ces derniers. La technologie de sauvegarde intégrée permet de supporter de larges volumes de données, le tout à partir de votre client de messagerie (Outlook, …). MailStore aide également à se mettre en conformité avec les réglementations sur la traçabilité des communications et de l’eDiscovery.

6 raisons d’utiliser MailStore pour archiver les e-mails Microsoft 365 :

MailStore
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Source : Traduction de l’article rédigé par MailStore, Email Archiving vs. Email Backups

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