7 raisons pour lesquelles la documentation est essentielle en tant que MSP

ITGlue – 7 raisons documentation essentielle

Auteur : Chloé

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MSP - Services managés

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9 février 2023

Pourquoi la documentation est-elle si importante pour un MSP ? Imaginez-vous avec un bandeau sur les yeux toute la journée, en devant constamment rechercher toute information qui pourrait vous aider à avancer. Cela serait assez pénible, n’est-ce pas ? Voilà ce que c’est que de travailler sans documentation.

Avec la documentation, vous pouvez avancer efficacement car elle contient toutes les informations nécessaires pour mener à bien vos processus. Les tâches deviennent plus faciles à exécuter et les objectifs plus réalisables. Une bonne documentation est donc la base de votre réussite. Découvrez 7 raisons pour lesquelles la documentation est essentielle à votre activité MSP.

1 – Moins de perte de temps

La cohérence est synonyme d’efficacité. L’une des principales source de perte de temps est l’incohérence des processus. La documentation est le moyen de remédier à ce problème. Si vos processus varient en fonction du collaborateur qui accomplit la tâche ou, pire, s’il n’y a pas de processus à suivre, vous perdez du temps.

Il est très probable que certains employés accomplissent les tâches plus efficacement que d’autres. Il est même possible qu’un employé particulier accomplisse une tâche plus efficacement selon la façon dont il décide de la faire ce jour-là. Un bon outil de documentation vous permet de choisir la manière la plus efficace d’accomplir une tâche et de la documenter afin que tous les membres du personnel procèdent de la même manière avec la même efficacité (la plus élevée).

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2 – Moins d’erreurs

La documentation permet non seulement de minimiser le temps perdu, mais aussi de diminuer les risques d’erreurs potentielles, même au cours des processus les plus complexes. Si vous laissez les processus à la discrétion de chacun, des erreurs sont forcément commises. En revanche, si vous documentez stratégiquement vos processus de manière à ce qu’ils soient faciles à suivre, même par vos techniciens juniors, ils auront un bien meilleur taux de réussite.

3 – Un service client de qualité supérieure

Vous est-il déjà arrivé qu’un client vous pose une question à laquelle vous n’avez pas immédiatement la réponse ? Vous paniquez et cherchez la bonne information, puis vous vous retrouvez dans l’embarras. Documenter toutes les informations relatives à vos clients, ainsi que vos processus, vous permet d’offrir une expérience client de qualité, et de renforcer sa confiance et fidélité.

4 – Diminution des coûts de formation

À votre avis, combien de temps faut-il pour qu’un nouveau collaborateur s’intègre pleinement à son poste ? Selon une estimation, cela peut prendre entre 8 et 26 semaines. Le coût moyen de l’intégration d’un nouvel employé est estimé à environ 4 425 dollars. Si l’on tient compte des coûts cachés, comme le temps qu’un manager passe à former un nouvel employé au lieu de contribuer à des tâches génératrices de revenus, ce coût peut être plus élevé. Cependant, l’intégration ne doit pas nécessairement être aussi coûteuse ou longue.

Les meilleurs MSP s’appuient sur une bonne documentation pour raccourcir la période de formation, réduire les coûts et rendre le processus d’intégration fluide, facile et efficace. Pour les nouvelles recrues, et pour votre entreprise, la documentation est la clé du succès. Elle permet à vos nouveaux employés d’être plus rapidement opérationnels et augmente vos chances de les garder en faisant une bonne première impression et en démontrant une culture de travail organisée et efficace.

5 – Avantage concurrentiel

Avec une bonne documentation en place, vous pouvez réaliser beaucoup plus et le prouver. Grâce au temps gagné, vous commencez à établir de meilleurs SLA en étant sûr qu’ils seront systématiquement respectés.

La documentation accélère vos délais de service, ce qui vous permet d’être là pour tous vos clients lorsqu’ils ont besoin de vous. Prouvez-le à vos clients, et à vos prospects, en leur montrant comment vous allez documenter leurs informations et en fournissant des preuves de votre expérience. Après cela, il sera évident que votre service est supérieur à celui de vos concurrents.

6 – Des audits sans encombres

S’il y a une chose que les auditeurs aiment, c’est la documentation. Que ce soit vous qui fassiez l’objet d’un audit ou l’un de vos clients, il existe deux moyens pour que l’audit se déroule sans problème. La première, c’est de bien se préparer. La seconde est d’être capable de le prouver. Si la documentation ne vous aidera pas dans le premier cas, elle vous aidera certainement dans le second.

7 – Une sécurité éprouvée

Vos clients vous font confiance pour garantir la sécurité de leurs informations à tout moment. Pour ce faire, vous devez couvrir toutes les étapes nécessaires. Commencez par mettre en place une authentification multifactorielle (MFA) et une authentification unique (SSO) pour accéder aux informations. Cela vous donne, ainsi qu’à vos clients, la certitude que la personne qui accède aux informations est bien celle qu’elle est censée être. IT Glue utilise MFA et SSO tout en étant conforme à la norme SOC 2 afin de fournir le plus haut niveau de sécurité pour vous et vos clients.

Pourquoi la documentation est si importante

Une bonne documentation présente de nombreux avantages pour votre entreprise. L’utilisation d’un outil de documentation intelligent comme IT Glue vous permet de maximiser l’efficacité, l’accessibilité et la sécurité de vos informations. Il agit comme un hub central pour toutes vos données et processus et vous permet de personnaliser l’accessibilité pour vos employés. 13 000 organisations utilisent déjà IT Glue, ce qui signifie que si vous ne l’utilisez pas, vous êtes en retard….

IT Glue est une solution qui permet un stockage et une récupération efficace de toute la documentation dont vous avez besoin pour améliorer le fonctionnement de votre activité. En intégrant les données de vos outils PSA et RMM, la solution contribue à réduire la perte de temps de plus de 50% et à diminuer les temps d’intégration.