La perte de temps se présente sous de nombreuses formes et est aujourd’hui très répandue dans les entreprises. La réduction de la perte de temps aide les MSP à augmenter leurs marges et à développer leurs activités en même temps. Alors comment réduire efficacement le temps gaspillé dans votre entreprise ? Comment créer une infrastructure durable qui vous permet de prendre de l’avance et de perdurer ? Cet article est conçu pour vous aider à vous concentrer sur 4 points pour réduire les coûts et minimiser la perte de temps dans votre business MSP.
1 – Rendre l’information accessible
La première clé de l’efficacité pour tout MSP est de garantir l’accès à l’information. Des études ont montré que les employés passent environ 20% de leur temps de travail à chercher des informations.
LES EMPLOYÉS
Il est essentiel que votre personnel puisse avoir accès à des informations sur votre entreprise et sur les clients que vous soutenez. Vous devez réfléchir à la manière dont votre entreprise permettra le stockage et le partage des informations au sein de votre équipe.
LES CLIENTS
Les clients demandent de plus en plus de transparence en matière d’information. C’est parce qu’elle démontre :
- Comment vous fonctionnez en tant qu’organisation : cela montre que vous êtes dévoué et engagé dans votre rôle de gardien des informations critiques pour les entreprises.
- Les avantages de l’utilisation de votre service : il fournit au client quelque chose de tangible, ce qui est essentiel lorsqu’il s’agit de fournir un service difficile à quantifier.
2 – Standardisez vos process
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous constaterez que la création de processus commerciaux efficaces est de plus en plus importante pour le succès d’une entreprise.
La tendance est de plus en plus à l’automatisation des processus lorsque cela est possible. La clé de l’efficacité consiste à normaliser les procédures entre les services et les clients. Par exemple, normalisez la façon dont vous surveillez les réseaux de vos clients et gérez leurs appareils avec votre outil RMM.
Cela peut se faire en créant des procédures opérationnelles standard (POS) pour votre équipe. Ces procédures aident à suivre la même procédure à chaque fois qu’ils mettent en place un nouveau client. Le processus doit faire partie des principaux besoins de votre équipe. Faites en sorte que vos employés suivent et documentent vos processus. La dernière chose que vous souhaitez communiquer à votre client est que vous ne suivez aucun processus et que c’est le chaos qui fait tourner l’entreprise.
3 – Réduire votre temps d’Onboarding
L’onboarding du personnel peut être une source importante de gaspillage de coûts pour toute entreprise.
La clé est de documenter à la fois vos procédures internes et l’environnement de vos clients. Pour que vos nouveaux employés fassent les choses de la manière la plus efficace possible vous devez écrire exactement comment vous voulez qu’ils le fassent. Ensuite, rendez cette information facilement accessible à tous les membres de l’équipe.
L’essentiel est que le processus soit écrit de manière à ce que n’importe quel employé puisse le suivre. Déterminez la durée optimale d’exécution d’une tâche, puis mesurez dans quelle mesure votre équipe est sur le point d’y parvenir. De cette façon, vous pouvez commencer à chercher des moyens d’éliminer la perte de temps.
Grâce à la documentation, les tâches plus courantes peuvent être confiées à des membres du personnel moins coûteux ou plus qualifiés pour être achevées. Cela signifie également que les nouveaux employés peuvent devenir plus rapidement productifs. En effet, ils disposent des informations nécessaires pour effectuer leur travail.
4 – Adopter une amélioration continue du gain de temps
Enfin, et c’est le plus important, votre entreprise doit s’engager dans un processus d’amélioration continue.
Cette philosophie d’entreprise bien connue a été rendue célèbre par les Japonais qui appellent cela le « kaizen« . Ancrée dans les principes fondamentaux de la production, elle vise à garantir l’amélioration qualitative des processus d’entreprise dans tous les départements et à tous les niveaux.
Elle implique de manière égale tous les membres de l’équipe.
La meilleure pratique, selon cette stratégie commerciale japonaise, consiste à répéter le cycle une fois que vous avez standardisé et défini vos procédures défaillantes. Ensuite, il s’agit de les reconnaître, les documenter et les visualiser pour trouver une solution appropriée et la tester. L’essentiel est de travailler en permanence sur la mise à jour et le rafraîchissement des informations que vous documentez sur votre client et vos environnements internes. Idéalement, si vous utilisez les bons outils dans votre entreprise, cela vous alertera. Comme par exemple s’il est nécessaire de suivre les changements tels que les domaines qui expirent, les certificats SSL et les garanties. L’objectif est donc d’intégrer dans votre routine quotidienne de veiller à ce que la qualité des informations que vous conservez soit en constante amélioration.
IT Glue, plateforme de documentation informatique performante
La solution IT Glue est une solution qui permet un stockage et une récupération efficace de toute la documentation dont vous avez besoin pour améliorer le fonctionnement de votre activité. En intégrant les données de vos outils PSA et RMM, la solution contribue à réduire la perte de temps de plus de 50% et à diminuer les temps d’intégration. La solution permet la standardisation de votre documentation et gère des informations vitales à votre activité. Vous avez la possibilité d’administrer des mots de passe et d’optimiser votre organisation grâce à IT Glue.
Si vous avez des questions supplémentaires, vous pouvez nous contacter : 05 56 15 01 01 ou ventes@watsoft.com.
Source : Traduction de l’article rédigé par IT Glue, 5 Tips to Reduce Time Waste in Your Business
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