En tant que prestataire informatique, un simple coup d’œil sur les problèmes que les utilisateurs et les administrateurs informatiques rencontrent avec Microsoft Outlook révèle comment l’archivage des e-mails peut leur simplifier la vie (en particulier celle de l’équipe informatique). Dans cet article, nous verrons quels sont les problèmes auxquels peuvent être confrontés vos clients et comment les résoudre.

Quels problèmes vos clients peuvent-ils rencontrer avec Microsoft Outlook ?

Bien qu’Outlook soit un client de messagerie électronique très populaire, fiable et polyvalent, les utilisateurs rencontrent des problèmes qui peuvent interférer avec leurs activités quotidiennes, quel que soit le serveur de messagerie utilisé (Microsoft Exchange Server, Microsoft 365, MDaemon Email Server, etc.)

• Outlook réagit lentement ou se fige par moments.
• Des fichiers PST corrompus empêchent Outlook de se lancer correctement.
• Si une boîte mails n’est plus stockée (quota dépassé), Outlook n’autorise pas l’envoi ou la réception d’autres e-mails tant que l’utilisateur n’a pas supprimé les anciens. Cela peut entraîner des problèmes de conformité, de continuité des activités et de gestion des informations.
• La recherche d’anciens e-mails peut prendre un temps considérable selon les performances d’Outlook à un instant précis.
• Les administrateurs informatiques sont obligés de dépanner les PC des utilisateurs sur site ou distants pour trouver des fichiers PST corrompus qui peuvent être difficiles à localiser.

La cause de ces problèmes : la saturation des messageries électroniques

Cela concerne le stockage qu’un service informatique doit maintenir « dans ses locaux », ainsi que le stockage illimité offert par les différents fournisseurs de cloud public. De plus, des quantités massives d’e-mails peuvent tout simplement nuire aux performances d’Outlook. Les fichiers PST sont également connus pour causer des problèmes lorsqu’ils atteignent une certaine taille. Un fichier PST endommagé (corrompu) peut empêcher le lancement d’Outlook. Si vous souhaitez optimiser les performances de l’installation Outlook pour vos clients, vous devez essayer de réduire le volume de données stockées dans leurs boîtes mails. Toutefois, compte tenu des exigences réglementaires et légales à prendre en considération, il est préférable de les archiver plutôt que de les supprimer.

En principe, 2 options sont possibles :

• Les options d’archivage natives que Microsoft propose dans Outlook ou Exchange Server : Si vous utilisez un système de messagerie électronique d’un autre fournisseur, celui-ci peut également proposer des options d’archivage natives (parfois sous la forme d’un service supplémentaire payant).
• Des solutions d’archivage des e-mails sont disponibles auprès de fournisseurs tiers spécialisés.

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Une solution tierce d’archivage des e-mails peut améliorer les performances d’Outlook

Le recours à des archives indépendantes permet à vos clients de gagner en flexibilité. Cette flexibilité est particulièrement importante pour les utilisateurs de services de messagerie électronique basés sur le cloud, tels que Microsoft 365. Vous avez tout intérêt à proposer les avantages offerts par une solution tierce, comme indiqué ci-dessous :

Conformité des e-mails

Une solution d’archivage robuste est un élément essentiel de gestion des e-mails car elle permet aux clients de préserver de manière centralisée les e-mails et de les garder disponibles et récupérables pendant de nombreuses années. En outre, certains secteurs sont plus réglementés que d’autres, surtout s’ils traitent des données personnelles sensibles (DPI). L’importance croissante de la réglementation en matière de protection des données ajoute également de la complexité à la situation. 

En proposant une solution d’archivage des e-mails aux clients, vous répondez à leurs besoins individuels en matière de conformité.

Protection contre la perte de données

Que ce soit par accident ou par malveillance, si un employé supprime des e-mails essentiels à l’entreprise, la perte de données entraîne souvent des problèmes dans d’autres domaines. Grâce à une solution d’archivage des e-mails, vous pouvez stocker une copie de tous les e-mails existants et que vous enverrez ou recevrez à l’avenir avant même qu’ils ne soient distribués.

Réduction de la charge de travail du département informatique

Avec une solution d’archivage, les efforts et les coûts de gestion des e-mails fournis par le service informatique de vos clients sont réduits. D’une part, il n’a plus à s’occuper de la restauration des e-mails individuels à partir de sauvegardes ou de serveurs de messagerie. D’autre part, l’externalisation des e-mails permet de réduire considérablement les besoins de stockage. En outre, cela rend les fichiers PST obsolètes à long terme.

Augmentation de la productivité

Une solution d’archivage augmente considérablement la vitesse à laquelle vos clients accèdent aux informations stockées dans les e-mails, ce qui stimule leur productivité. Les quotas de boîtes mails deviennent obsolètes ; aussi, en réduisant le volume des e-mails dans leur boîte mails, vous pourrez optimiser les performances d’Outlook.

Proposer la solution d’archivage d’e-mails MailStore 

Si vous cherchez une solution professionnelle d’archivage d’e-mails à proposer à vos clients, vous pouvez demander une version d’essai de MailStore Server gratuite pendant 30 jours. Si vous avez des questions supplémentaires, vous pouvez nous contacter : 05 56 15 01 01 ou ventes@watsoft.com.

Source : Traduction de l’article rédigé par MailStore, How Email Archiving Can Help You Solve some Typical Microsoft Outlook Problems