L’archivage des e-mails est un élément clé des stratégies informatiques modernes en matière de gestion, de sécurité des e-mails et de continuité d’activité. Pour atteindre ses objectifs dans ces domaines, il est important de se poser la question de savoir comment on souhaite archiver ses e-mails le plus tôt possible. Dans ce contexte, il est important de connaître « la journalisation » qui permet de savoir où les e-mails sont archivés au moment où ils sont reçus ou envoyés. Nous verrons dans cet article pourquoi cette pratique est si importante.

Comment une entreprise archive-t-elle ses e-mails ?

Les logiciels professionnels d’archivage d’e-mails permettent généralement aux entreprises de choisir entre différentes approches stratégiques de l’archivage :

• La première méthode consiste à copier tous les e-mails dans le système d’archivage au moment où ils sont reçus ou envoyés. Cette méthode est également connue sous le nom de journalisation.
• La seconde est celle où les boîtes mails des utilisateurs sont archivées (appelée archivage de boîtes mails). Dans ce cas, tous les e-mails dans les boîtes mails des utilisateurs ou dans les messageries partagées (par exemple ventes@watsoft.com) sont archivés à intervalles réguliers. Cela peut se faire soit en accédant directement au serveur de messagerie de manière centralisée, soit en archivant les clients de messagerie locaux.
• Les entreprises peuvent également choisir d’utiliser les deux méthodes en parallèle, ce qui présente des avantages dans certains cas.

Archivage des boîtes mails des utilisateurs

Ainsi, plutôt que de devoir s’adapter à un nouvel environnement, le personnel constate que ses configurations de dossiers habituelles ont été conservées dans les archives.

L’archivage des boîtes mails des utilisateurs présente un intérêt particulier pour les entreprises qui souhaitent réduire la charge de travail de leurs serveurs de messagerie, tout en conservant les configurations de dossiers existantes. Si l’on souhaite également répondre à des exigences de conformité spécifiques, cette approche peut être limitée. Le risque lié à l’archivage de boîtes mails entières est que des e-mails importants puissent être perdus si les utilisateurs suppriment ou manipulent des e-mails avant l’archivage.

Archivage des e-mails : de quoi parle-t-on ?

La journalisation

De nombreuses entreprises dans le monde entier sont confrontées à un nombre croissant d’exigences de conformité (RGPD par exemple). Si une entreprise souhaite se conformer à ces exigences, elle devra sans doute utiliser la méthode de journalisation qui permet de s’assurer que tous les e-mails sont archivés (dès lors qu’ils sont reçus ou envoyés). Même si les utilisateurs suppriment des e-mails de leur boîte mail, ce flux de données aura déjà été archivé.

Important : lorsqu’elle est appliquée dans le contexte d’une solution professionnelle d’archivage d’e-mails, la journalisation permet également d’affecter les e-mails archivés aux archives utilisateur correspondantes. Cela signifie que les privilèges de chaque collaborateur sont conservés. Ainsi, un collègue ne pourra pas lire les e-mails du PDG à moins d’y être explicitement autorisé.

Les limites de la journalisation

Un inconvénient éventuel de la journalisation est qu’elle ne permet pas de réduire la charge sur le serveur de messagerie. Une solution serait de choisir une solution d’archivage qui offre la possibilité de définir des règles de suppression. Sous réserve des conditions fixées par l’administrateur informatique, ces règles permettent de supprimer automatiquement les e-mails d’une messagerie une fois qu’ils ont été archivés.

Pour garantir que les e-mails ne soient conservés dans les archives que pendant un certain temps, pour répondre à des exigences légales par exemple, certaines solutions d’archivage d’e-mails permettent de définir ce que l’on appelle des politiques de conservation. À la fin de la période en question, les e-mails sont supprimés de l’archive manuellement ou automatiquement.

Important : les e-mails privés

Tous les e-mails ne peuvent pas être archivés. Il convient de tenir compte des directives relatives à la confidentialité des données. Par exemple, dans certains pays, l’utilisation des messageries d’entreprise à des fins privées peut être problématique. Dans ce cas, une solution serait d’interdire son utilisation à des fins privées (par exemple via un contrat de travail) ou à veiller à ce que les services de messagerie externes soient utilisés exclusivement pour la communication privée. C’est pourquoi il faut toujours garder un œil sur les directives relatives à la protection des données.

Comment protéger sa messagerie contre les cybermenaces ?

Faut-il combiner la journalisation et l’archivage des boîtes mails ?

Comme les deux méthodes ont leurs avantages et leurs inconvénients, certaines entreprises décident de combiner l’archivage des boîtes mails avec la journalisation.

Un autre inconvénient de la journalisation est qu’elle ne permet généralement pas de reproduire les configurations de dossiers habituelles des utilisateurs. Certains utilisateurs peuvent ne pas s’en rendre compte lorsqu’ils viennent consulter leurs archives personnelles pour trouver des e-mails et des pièces jointes spécifiques.

Afin d’aider les utilisateurs à effectuer des recherches approfondies dans les archives qui n’ont plus de dossiers hiérarchisés, certaines solutions d’archivage d’e-mails offrent des fonctions de recherche complètes. Et comme une fonction de recherche efficace est généralement plus rapide que la recherche manuelle, les utilisateurs peuvent également améliorer leur productivité. Une fonction de recherche performante est également essentielle pour les vérificateurs dans un scénario d’eDiscovery, où il faut rechercher dans des systèmes d’archivage d’entreprise complets.

Selon la solution d’archivage, et à condition que le logiciel d’archivage soit capable de dédupliquer les e-mails en interne, cette combinaison ne nécessite qu’un espace de stockage légèrement plus important.

Un autre exemple de la manière dont les deux méthodes peuvent être combinées est l’archivage unique dans une boîte mails des fichiers PST locaux, des clients de messagerie locaux et des e-mails individuels stockés de manière décentralisée pendant l’introduction d’une solution d’archivage. Par la suite, les futurs e-mails sont sauvegardés en utilisant la méthode de journalisation. Cette procédure garantit que les informations contenues dans les « anciens » e-mails restent également utilisables.

MailStore : solution d’archivage professionnelle

MailStore Server est une solution d’archivage d’e-mails professionnelle conçue pour archiver les e-mails, dossiers et comptes de messagerie de vos clients en un point centralisé. La journalisation est une approche stratégique de l’archivage des e-mails, possible avec MailStore Server, qui permet de se conformer aux exigences légales et de mettre en œuvre des mesures dans le cadre de la continuité des activités.

Vous pouvez également archiver immédiatement tous les e-mails entrants et sortants. Ainsi, cela garantit que les e-mails sont stockés sous une forme complète, conforme à l’original, inviolable et disponible en permanence, tout en excluant d’emblée la possibilité pour les utilisateurs de modifier ou de supprimer les e-mails avant l’archivage.

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Vous pouvez également demander une version d’essai gratuite de MailStore Server ou découvrir notre solution dans le cadre de notre prochain webinaire gratuit et sans engagement. Si vous avez des questions supplémentaires, vous pouvez nous contacter : 05 56 15 01 01 ou sur ventes@watsoft.com.

Source : Traduction de l’article rédigé par MailStore, What is Journaling ?